ЭТАПЫ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Вы получили уведомление о финансировании вашего проекта? Теперь нужно приступать к его реализации.

В целом, последовательность этапов реализации проекта ППВО программы Эразмус+ можно схематично представить следующим образом:

1. ПОЛУЧЕНИЕ ИЗВЕЩЕНИЯ О ВЫДЕЛЕНИИ ГРАНТА НА ФИНАНСИРОВАНИЕ ПРОЕКТА 

Сообщение о выделении гранта на финансирование проекта вы, как правило, получаете от координатора проекта после получения им официального решения ЕАСЕА по результатам конкурсного отбора проектов.

2. ЗАКЛЮЧЕНИЕ СОГЛАШЕНИЯ 

Реализация проекта осуществляется в соответствии с Соглашением о гранте (Grant Agreement) между Исполнительным Агентством по образованию, аудиовизуальным средствам и культуре Европейской Комиссии (Агентство) и университетом-заявителем (грантхолдером), который несет юридическую ответственность за эффективное использование финансовых средств гранта. В соглашении оговариваются права и ответственность сторон за выполнение проекта.
Следующее обязательное (и важное) правило – подписание Соглашения о партнерстве (Partnership Agreement) между университетом-заявителем и всеми партнерами-членами консорциума в самом начале реализации проекта. В Соглашении указывается, что соответствующие структуры (административные, финансовые, академические, научные и т.д.) вуза-участника проекта договорились о различных аспектах (технических, административных и финансовых) его реализации; о том, как будут разрешаться/предупреждаться возможные разногласия или непонимание между вузами-участниками с использованием инструментов, предусмотренных в Соглашении, другие важные вопросы.
В частности, Соглашение включает:

  • Права и обязанности каждого партнера
  • Цель и задачи сотрудничества между партнерами. Соглашение обычно предусматривает отдельные параграфы по таким вопросам, как «Что делает «университет-координатор», «Что делает университет-партнер». Четко должны быть определены роль и ожидаемые результаты/вклад каждого партнера.
  • Органы управления (роль, состав, функции и т.д.). Данный раздел должен быть описан подробно. Функции партнерства, ответственность каждого партнера или конкретной структуры в управлении проектом (Координирующий орган, секретариат, каналы и методы коммуникации и т.д.)
  • Практическая информация, касающаяся управления Соглашением о партнерстве. В частности, сроки и процедуры, определяющие продолжительность/пересмотр/внесение изменений/прекращение Соглашения, разрешение споров, применение юридических норм. По необходимости можно включить подробную информацию по ведению и предоставлению финансовой отчетности, ответственность за пересмотр и утверждение расходов и решений по финансовым вопросам и правилам, особенно в случаях, когда это имеет особое значение и по которым нет консенсуса.
  • Информация о взаимодействии и общении партнеров, включая, например, время встреч, защита права собственности, иная информация.

Обратите внимание, что в Соглашении о гранте между ЕАСЕА и университетом-заявителем предусмотрены штрафные санкции за плохую (некачественную), частичную или позднюю реализацию мероприятий по проекту. Это правило распространяется и на вузы стран-партнеров, которые несут совместную ответственность за реализацию проекта и использование гранта.
Годовой план мероприятий по проекту, а также текущие отчеты обсуждаются при непосредственном участии местного координатора проекта и контактных лиц. Все документы отчетности предоставляются каждому члену консорциума.
В соответствии с обязательствами, взятыми на себя подписанием Соглашения о партнерстве, руководство университета оказывает всестороннюю поддержку в реализации проекта ППВО. Это, как правило, предоставление помещений для установки приобретаемого в рамках проекта оборудования, создание условий для членов команды проекта, стимулирование сотрудников вузов, участвующих в проектной деятельности. Очень важна поддержка руководства вуза в обеспечении устойчивости результатов проекта в плане внедрения в учебный процесс разработанных учебных курсов и программ, функционирования созданных учебных лабораторий и центров после завершения проектного финансирования, развития процесса интернационализации вуза и т.д.
Для эффективной реализации проекта каждому участнику следует подробно ознакомиться со всей проектной документацией, а также Руководством по использованию гранта, Соглашением о партнерстве.

3.ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВИТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ ПО ПРОЕКТУ

На начальной стадии реализации целесообразно создать орган управления проектом, куда, как правило, входят Координатор проекта (т.е. уполномоченный представитель университета-заявителя) и координаторы на уровне вузов стран-партнеров. По усмотрению консорциума возможно включение других участников: контактных лиц, индивидуальных экспертов, а также представителей министерств, агентств и организаций, заинтересованных в результатах проекта.
В реализации проекта различают два момента:

  • Так называемый «разрешенный период» (eligibility period), отсчет которого начинается с момента подписания Соглашения о гранте между университетом-заявителем и ЕАСЕА.
    Стартовая встреча всех участников проектного консорциума (kick-off meeting).
  • Активная фаза реализации проектов обычно начинается со стартовой встречи с участием представителей всех вузов-участников и неакадемических партнеров. В случае Структурных проектов обязательно участие представителя Министерства образования и науки РК. На встрече подробно обсуждаются цели и ожидаемые результаты проекта, уточняются роль, права и обязанности каждого члена консорциума, структура управления проектом, процедура принятия решений, процедура отбора участников учебных стажировок (мобильностей). В ходе совещания подробно обсуждаются также вопросы, связанные с оформлением виз, покупкой/ доставкой и таможенным оформлением оборудования, приобретаемого в рамках проекта, другие аспекты.
    В мероприятиях по проекту (особенно, стартовых и заключительных) важно обеспечить присутствие всех участников и заинтересованных сторон проекта, включая партнеров проекта, представителей других вузов-участников, НЭО в Казахстане. В Структурных проектах обязательно участие представителей Министерства образования и науки РК.

Следует уделить должное внимание информационному обеспечению мероприятия – подготовить повестку дня встречи, согласованную с Координатором проекта, руководством вуза и (по возможности) с НЭО, список участников встречи, пресс-релиз. Желательно участие представителей СМИ и ТВ для более широкого освещения события.

НЭО ежегодно проводит консультационные встречи для координаторов и контактных лиц новых и текущих проектов. Это хорошая возможность задать интересующие вас вопросы, обсудить проблемы, ознакомиться с успешным опытом проектов, реализуемых с участием коллег. Вы также можете посмотреть видеозапись Вебинара для команд новых проектов ППВО Эразмус+.

4.РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА В СООТВЕТСТВИИ С ПЛАНОМ РАБОТЫ, РАБОЧИМИ ПРОЕКТАМИ И ЛОГИКО-СТРУКТУРНОЙ МАТРИЦЕЙ

Основная суть проекта, как правило, содержательно и логически выстраивается через рабочие пакеты (Work Packages) и логико-структурную матрицу (Logical Framework Matrix - LFM). Командам проектов необходимо внимательно изучить указанные документы, выстроить правильную линию взаимодействия с соответствующими структурными подразделениями вуза, основными стейкхолдерами, координировать свою деятельность с партнерами по консорциуму.
Основной акцент необходимо сделать на сбалансированном распределении задач между членами команды проекта, проведении соответствующей разъяснительной работы/консультаций с ними относительно правильного и адекватного понимания целей и задач по конкретному рабочему пакету. Критически важно – сопоставить поставленные задачи по конкретному рабочему пакету с квалификацией и потенциалом членов команды проекта, а также рассчитать финансовое, административное, ресурсное обеспечение деятельности проекта.
Логико-структурная матрица – сжатое изложение сути проекта, а также эффективный инструмент распределения ресурсов проекта согласно рабочим пакетам. Вместе с Рабочим планом она позволяет обеспечить эффективное управление реализацией проекта на всем протяжении жизненного цикла проекта.

5.МОНИТОРИНГ ПРОЕКТА

Регулярный мониторинг – обязательное правило для всех проектов ППВО. Он проводится представителями НЭО в рамках правил, установленных для всех проектов ППВО, и по плану, утвержденному ЕАСЕА. Подробная информация о видах мониторинга, формате и задачах приведена здесь.

6.ОТЧЕТНОСТЬ ПО ПРОЕКТУ: ПРОМЕЖУТОЧНАЯ И ИТОГОВАЯ

Определяется требованиями Соглашения о гранте и внутренними процедурами. В соответствии с ними устанавливаются периодичность и форма представляемых документов, каналы коммуникаций, другие вопросы.

7.АУДИТ ПО ПРОЕКТУ

Может проводиться в двух формах - внутренний и внешний (с привлечением экспертов). Результаты внешнего аудита, который является обязательным требованием, представляются в ЕАСЕА вместе с итоговым отчетом.

8.УТВЕРЖДЕНИЕ ЕАСЕА ОТЧЕТА ПО ПРОЕКТУ

Является логическим завершением всей работы по проекту ППВО Эразмус+, который формально означает, что проделанная консорциумом работа принята и утверждена.

Скачайте Памятку для координаторов проектов ППВО, где Вы найдете другую полезную информацию и советы по реализации Вашего проекта.

НАШИ КОНТАКТЫ

050059, Kaзахстан, г. Алматы, 

проспект Аль-Фараби, 21, AFD Plaza,

Блок 9, 3 этаж, Офис 225-226.

Телефон +7 727 3118643  +7 727 3118645

Электронная почта:

neo@erasmusplus.kz nc@erasmusplus.kz

Данный вебсайт создан при поддержке  Европейской Комиссии. Содержание вебсайта является предметом ответственности авторов и не отражает точку зрения Европейской Комиссии. Комиссия не несет ответственность за использование информации, которая в ней содержится.

Copyright © 2019 National Erasmus+ office in Kazakhstan. All Rights Reserved. Designed By © Belight LLP