Уақытылы мониторинг – ЖБӘА барлық жобалары үшін міндетті ереже. Оны барлық ЖБӘА жобалар үшін орнатылған ережелер шегінде және ЕАСЕА бекіткен жоспар бойынша ЭҰК өкілдері өткізеді. Егер ЖБӘА жобасының мониторингі өтіп жатқан ЖОО халықаралық кредиттік ұтқырлық (ХКҰ) іс-шараларына қатысса, ҰЭК қатарынан ХКҰ мониторингін жүргізеді.

Мониторинг мақсаты – жоба мақсаттарына қол жеткізу үшін жоба командасы пайдаланатын жүзеге асыру стратегиясын және жобаны басқаруды бағалау, сәтті тәжірибемен қатар қиындықтар мен проблемаларды анықтау болып табылады.

Мониторингте жоба командасының негізгі мүшелері, сондай-ақ мүдделі тараптар және/немесе мақсатты топтар (қажет болған жағдайда), мысалы, ЖОО студенттері мен қызметкерлері, жұмыс берушілер және т.б. қатысады.

Алдын ала мониторинг жобаның әрекет ету мерзімінің бірінші жартысында, көбінесе оны жүзеге асырған сәттен бастап бастапқы алты ай ішінде жүзеге асырылады.

Міндеттері:

• Жобаға ерте кезеңде көмек көрсету;
• Жергілікті/ұлттық деңгейде оның танымалдылығын арттыруға әрекет ету;
• Мүмкінді кедергілер мен қиындықтардың алдын алу үшін ұсыныстар беру;
• Ережелер мен рәсімдер туралы ақпараттандыру, мақсаттар мен артықшылықтарға, жобаларды жүзеге асыру әдістемесіне, жоспарланған іс-шараларға шолу жасау.

Консультативтік мониторинг жобаны жүзеге асыру мерзімінің екінші жартысында жүзеге асырылады.

Міндеттері:

• Жобаны басқару стратегиясын және оны жүзеге асыру дәрежесін бағалау;
• Жобаны жүзеге асыру үдерісінде әдістемелік көмек көрсету;
• Сәтті тәжірибені анықтау және аралық есептің негізінде мазмұны мен жобаны жүзеге асырудың қаржылық аспектілері, мониторинг барысында анықталған қадағалаулар мен фактілер бойынша ұсыныс жасау.

Бақылау (Импакт) мониторингі жоба аяқталғаннан кейін жүргізіледі.

Міндеттері:

• Нәтижелердің тұрақтылық әлеуетін, жобаның әр түрлі деңгейлердегі әсерін талдау (жеке, институционалдық, жергілікті және ұлттық);
• Жоба нәтижелерінің тұрақтылығына әсер ететін немесе үлес қоса алатын негізінен маңызды факторлардың әсері (қаржыландыру және/немесе қаржыландыру аяқталғаннан кейінгі мерзім);
• Жоба нәтижелерін жеке және/немесе институционалдық деңгейде, сондай-ақ ұлттық органдардың пайдалануына ықпал ету;
• Жоба тұрақтылығы, әсері мен нәтижелердің пайдаланылуы тарапынан үздік тәжірибені анықтау.

• Әріптестік шегінде жобалық командаларды ұйымдастыру: шешім қабылдайтын органдар (құрамы, кездесу мерзімділігі, сұрақтар), міндеттерді бөлу және мониторинг жүргізу (әртүрлі жұмыс пакеттері үшін жауапкершілік), жобалық команданың тұрақтылығы (өтінімде көрсетілгенмен салыстырғанда негізгі қатысушыларға қатысты өзгерістер), коммуникация әдістері және т.б. Жауапты тұлғаларды ғана емес, әр түрлі жұмыс пакеттерін жүзеге асыруға барлық әріптестерді тартуға ерекше көңіл бөлінеді.
• Мерзім тұрғысынан бастапқы өтініммен салыстырғанда өткізілген іс-шараларды және қол жеткізген нәтижелерді (бастапқы күнтізбе сақталады ма, егер сақталмаса неге және жоспардан артта қалуы қалай жойылады), алынған нәтижелердің сипаты мен сапасын көрсету, әр түрлі мүдделі тараптар мен мақсатты топтарды тарту (ақпараттылықты арттыру) және т.б. Жобаларды жүзеге асыру әдістемесіне ерекше назар аударылады, ол бірінші кездесуде немесе бөлек семинарда келісілуі тиіс. Бұл білім беру бағдарламаларын әзірлеу бойынша бірлескен жобалар ерекше маңызды.
• ҚР ЖОО-да және жергілікті/өңірлік/ұлттық деңгейлерде жоба танымалдылығы/ықпал ету мәселелеріне ерекше көңіл бөлінеді. Жоба нәтижелерін тарату және оның тұрақтылығы стратегиясына жататын, сондай-ақ ықпал ету мен нәтижелердің тұрақтылығын арттыруға бағытталатын іс-шаралардың аспектілері толық қарастырылады.

• Эразмус+ бағдарламасының Қазақстандағы ұлттық кеңсесі (ҰЭК) қазақстандық барлық ЖОО-әріптестерді және үйлестірушілерді мониторинг жүргізетіні туралы хабардар етеді.
• Мониторингтің орны мен нақты күні барлық әріптестермен және ҰЭК-мен бірлесіп белгіленеді
• Жоба командасы мониторинг бағдарламасын дайындайды және оны ҰЭК-мен келіседі
• Жоба командасы қатысушылардың тізімін құрады және ҰЭК ақпараттандырады
• Жоба үйлестірушісі әрбір ЖОО-да ұсынылған сұрақтар негізінде (өздігінен есеп) қазіргі сәтте жобаны жүзеге асыру жағдайы туралы ақпарат дайындайды. Ақпаратты Мемлекеттік үйлестіруші (егер ондай болған жағдайда) жалпылап және ҰЭК-ге жіберуі мүмкін.
• Команда жобаны жүзеге асыру барысы, жобаның ықпал етуі/әсер етуі, әріптестіктің пен ынтымақтастықтың сапасы, жоба өзектілігі, жоба іс-шаралары (қызметі) жобаның мақсаттарына қол жеткізу үшін қандай дәрежеде әсер ететіні туралы көрсетілім жасайды.