Уважаемые участники проектов ТЕМПУС!
В этом разделе мы постарались собрать информацию, которая поможет повысить эффективность реализации ваших проектов.
В частности, здесь вы найдете:
Вы получили грант для реализации проекта ТЕМПУС и с этого момента вы должны всячески подчеркивать вклад Программы ТЕМПУС в развитие вашего проекта. Это требование содержится в вашем грантовом соглашении, и мы советуем вам прочитать его внимательно.
Главные правила:
1) Бенефициары должны обеспечить узнаваемость своих проектов и, в частности, подчеркивать тот факт, что они реализуются в рамках программы ТЕМПУС везде, где это уместно.
2) На любом мероприятии, реализуемом в рамках проекта, должно четко указываться, что оно финансируется ТЕМПУС.
3) В любых публикациях должна содержаться следующая фраза: «Проект финансируется при поддержке Европейской Комиссии. Содержание данной публикации/материала является предметом ответственности автора и не отражает точку зрения Европейской Комиссии.». Вариант это фразы на английском языке Вы найдете по ссылке: http://eacea.ec.europa.eu/tempus/beneficiaries/beneficiaries_tempus4_en.php
4) Материалы, произведенные для мероприятий по проекту, обучающие материалы, вебсайты проектов, плакаты, листовки, пресс-релизы, CD ROM, и т.д. должны содержать логотип ТЕМПУС, который можно загрузить по следующей ссылке: http://eacea.ec.europa.eu/about/eacea_logos_en.php. Изменения в цвете и содержании логотипа не допустимы. Он не должен быть искажен или развернут.
5) На все оборудование (включая портативное), закупленное в результате финансирования ТЕМПУС, должны быть наклеены стикеры. Вы можете получить стикеры в Национальном офисе программы Темпус в Казахстане.
Программа Темпус использует три стандартные формы мониторинга:
1) Изучение документов – осуществляется сотрудником Исполнительного Агентства по образованию, аудиовизуальным средствам и культуре, ответственным за данный проект, путем изучения отчетов по проекту и коммуникаций с участниками проекта
2) Выездной мониторинг, который проводится координатором Национального офиса программы Темпус и сотрудником Исполнительного Агентства. Различают три типа выездного мониторинга, каждый из которых преследует свои цели:
- Превентивный или предупредительный мониторинг, когда изучается информация о правилах и процедурах, приоритетах, методологии, запланированных мероприятиях;
- Рекомендательный мониторинг, когда делаются рекомендации по содержанию и финансовым аспектам реализации проекта;
- Контрольный или итоговый, направленный на оценку полученных результатов, их устойчивость.
3) Внешний мониторинг, ориентированный на результаты (External Results-Oriented-Monitoring - ROM). Мониторы ROM действуют на основании контракта с Генеральным директоратом по вопросам развития и сотрудничества (DEVCO - структуры, осуществляющей руководство Исполнительным Агентством) и от лица Директората. Они составляют расписание мониторинговых визитов при сотрудничестве с Агентством.
Мониторингу проектов ТЕМПУС уделяется большое внимание. Отдел Темпус Исполнительного Агентства утвердил стратегию мониторинга, цель которой состоит в увеличении числа мониторинговых визитов, и в повышении их эффективности.
При этом следует помнить, что мониторинговые визиты проводятся для того, чтобы участники проекта получили полезные советы и поддержку на месте. Успешный опыт проектов ТЕМПУС, а также налаженная обратная связь с бенефициарами являются важными элементами, которые принимаются во внимание Исполнительным Агентством при разработке новых конкурсов проектных предложений.
В 1-ом полугодии 2013 года Национальный офис программы Темпус в Казахстане в соответствии с планом, разработанным Исполнительным Агентством, провел мониторинг четырех проектов. На 2-ое полугодие 2013 года запланирован мониторинг 6 проектов. В мониторинге некоторых из них принимают участие представители Исполнительного Агентства и Представительства Европейского Союза в Казахстане.
Как участники проекта могут лучше подготовиться к мониторинговому визиту?
1) Координатор Национального офиса программы Темпус (далее – НОТ) и/или сотрудник Исполнительного Агентства сообщат вам о предстоящем мониторинговом визите по вашему проекту.
2) Обычно НОТ связывается по телефону или электронной почте с местной командой проекта, чтобы согласовать точную дату и время мониторингового визита и просит подготовить презентацию о реализации проекта на настоящий момент. Очень хорошо, если в этом процессе будет задействовано как можно больше участников проекта, а также студенты, если они вовлечены в мероприятия по проекту.
3) После презентации обычно имеет место сессия вопросов и ответов и обсуждения. Мониторинговый визит является хорошей возможностью для участников проекта задать свои вопросы представителю НОТ и/или Исполнительного Агентства или попросить совета в отношении каких-либо аспектов реализации проекта.
4) Если в рамках проекта закупалось оборудование, следует продемонстрировать его монитору, чтобы он убедился, что оно уместно для реализации данного проекта, установлено в правильном месте и надлежащим образом.
5) После мониторингового визита Исполнительное Агентство направляет координатору проекта письмо с результатами мониторингового визита, содержащее следующие пункты: актуальность, эффективность, результативность, потенциальное воздействие, потенциал устойчивости, а также рекомендации по дальнейшей реализации проекта. Координатор доводит эту информацию до всех членов консорциума с тем, чтобы обсудить ее и принять во внимание.
Дополнительно в этом разделе вы можете ознакомиться с:
Перечень вопросов, как правило, общий для всех проектов. Однако следует иметь в виду, что вопросы могут несколько отличаться в зависимости от содержания проекта, характера замечаний и предложений, сделанных на основании промежуточных отчетов, предыдущего мониторинга и т.д.
Актуальность и качество дизайна
- Произошли ли изменения в стране с начала реализации проекта (например, приняты новые правила, законы, изменились потребности рынка труда), которые положительно или отрицательно повлияли на его актуальность?
- Отвечает ли проект этим внешним изменениям, и находит ли это отражение в проектном планировании?
- В какой степени потребности страны-партнера/организаций страны-партнера изменились с начала проекта? Как проект отвечает этим новым потребностям?
- Насколько на текущий момент проект соответствует нуждам целевых групп?
- Насколько на текущий момент актуальны запланированные результаты и мероприятия, предположения и цели?
- Все ли участники консорциума ясно понимают цели проекта?
- Достижимы ли результаты проекта?
- Если это применимо к данному проекту: Насколько хорошо адаптирован менеджментом проекта дизайн заявки (в том числе, логика достижения целей/ иерархия целей) для обеспечения его соответствия условиям страны?
- Ясна ли логика достижения цели и задач проекта? Соответствует ли логико-структурная матрица целям мониторинга (насколько адекватны показатели или источники верификации)?
Эффективность реализации проекта на текущий момент
- Каково качество и количество полученных результатов в сравнении с планом? Получены ли все запланированные результаты? Есть ли подтверждение того, что результаты получены?
- План мероприятий (рабочий план) и график ресурсов доступны и используются менеджментом и членами команды проекта?
- Реализуются ли мероприятия в соответствии с графиком? Есть ли какие задержки или отклонения от плана? Как они могут быть устранены?
- Все ли партнеры вовлечены в мероприятия проекта? Способствует ли структура управления проектом активному вовлечению организаций страны-партнера в его реализацию? Является ли это участие индивидуально или институционально ориентированным?
- Был ли определен Совет Управления Проектом, и насколько регулярны его встречи? Информация может быть подтверждена протоколами встреч с указанием участников, подготовленными документами, расписанием.
- В случае больших консорциумов - каким образом осуществляется управление консорциумом? Насколько сложной оказалась эта задача? Что стало добавленной стоимостью существования большого консорциума? В случае малых консорциумов - достаточен ли опыт/экспертиза, доступный участникам проекта? В случае проектов по структурным мероприятиям - насколько активно вовлечено в проект Министерство образования и науки на всех этапах реализации проекта?
- Имеет ли место система внутреннего мониторинга, позволяющая экономически эффективно реализовывать мероприятия?
- Удовлетворительны ли коммуникации между лицами, ответственными за реализацию проекта в странах-партнерах, и менеджментом проекта?
- Были ли приняты своевременные и надлежащие решения для обеспечения эффективной реализации проекта и разрешения возникших проблем?
- Управляются ли проектные ресурсы прозрачно и подотчетно, обеспечивая справедливое и устойчивое развитие?
- Регулярны ли надлежащие выплаты? Как они организуются и контролируются? Какие дополнительные ресурсы были выделены на поддержку деятельности?
- Мобилизуют ли партнеры свои ресурсы, как предусмотрено, включая со-финансирование?
- Существуют ли сложности с реструктуризацией университетских служб? Если да, какие это сложности, и какие меры предприняты в этом отношении?
- Как спланированы и организованы мероприятия по повышению квалификации/развитию персонала (зарубежные и внутри страны)? Какова пропорция между «молодыми» и «старшими» сотрудниками, вовлеченными в проект? Соблюдается ли гендерный баланс?
- Для проектов по реформированию учебных планов и программ: существуют ли сложности при разработке и внедрении новых дисциплин? Доступны ли учебные программы дисциплин (силлабусы)? Проходили ли силлабусы какую-либо оценку? Были ли разработаны и представлены в соответствии с планом обучающие материалы? В каком количестве, кем и когда они были разработаны?
- Участвуют ли студенты в процессе реформирования? Как они воспринимают результаты проекта? - Как обстоят дела с организацией мобильностей персонала? Какова средняя продолжительность стажировок? Достаточна ли их продолжительность для достижения целей проекта? Как вы оцениваете результаты этих мобильностей? Если есть проблемы, какие меры были предприняты в этом отношении?
- Как планируются и организуются студенческие мобильности? Как вы оцениваете результаты этих мобильностей? Если есть проблемы, какие меры были предприняты в этом отношении?
- Каковы были условия для студентов в период их обучения за рубежом? Достаточны ли были гранты? Было ли организовано их проживание? Имели ли место административные сложности? Были ли за ними закреплены руководители? Высказывали ли студенты свое мнение по возвращении? Принималось ли оно во внимание?
- Были ли признаны периоды обучения за рубежом? Какой вид признания предусмотрен для зарубежных стажировок? - Доступно ли оборудование, приобретенное в рамках проекта, для преподавателей и студентов? Способствует ли новое оборудование развитию новых методик преподавания? Если оборудование закупалось на местном рынке – заключались ли договора по техническому обслуживанию? Предпринимались ли меры безопасности? Был ли проведен тендер в соответствии с процедурами грантового соглашения? Результативность на текущий момент
- Каков уровень достижения целей проекта на сегодняшний день? Каковы перспективы достижения целей проекта по окончании финансирования в рамках программы Темпус?
- Были ли получены все запланированные результаты (определенные в логико-структурной матрице) на текущий момент? Каково качество результатов? Как осуществляется их оценка?
- В какой степени и насколько эффективно реализованы основные этапы и вехи проекта, отраженные в проектной заявке? Соответствует ли качество реализованных мероприятий первоначальным ожиданиям?
- Насколько были достигнуты индикаторы, соответствующие достижению основной цели проекта?
- Насколько удовлетворительны коммуникации с бенефициарами и заинтересованными сторонами? Имеют ли заинтересованные стороны доступ к результатам проекта?
- Для проектов, направленных на продвижение связей с рынком труда: как отрасль/предприятие участвует в достижении результатов? Были ли университетом организованы обучающие мероприятия для сотрудников предприятий/ия? Были ли они успешными? Были ли предусмотрены финансовые взносы?
-Для проектов по реформированию управления: участвовал ли персонал университета в процессе реформирования? Как эти реформы повлияли на ежедневную работу? Какие спин-офф (побочные, дополнительные) эффекты (результаты) проекта достигнуты? Каков вклад дополнительных результатов в общие цели проекта и университета? Были ли разработаны дополнительные мероприятия? Как они были профинансированы?
- Каков уровень участия представителей заинтересованных сторон в управлении /реализации проекта, их сопричастности к проекту;
- Получают ли целевые группы пользу от достигнутых результатов? Существуют ли какие-либо факторы, которые препятствуют доступу целевых групп к результатам?
- Есть ли какое-либо незапланированное положительное/отрицательное воздействие проекта на целевые группы?
- Какая работа проводится по совершенствованию навыков владения языками или информационными технологиями среди местных штатных работников? Студентов? Сколько человек принимают участие в мероприятиях проекта в университете, в институте? Сколько учебных материалов было разработано?
Потенциальное воздействие
На уровне кафедры:
- Способствовал ли проект изменениям в управлении кафедрой, индивидуальном поведении, содержании дисциплин, процессе обучения, и принесли ли они пользу руководству, преподавателям, студентам, контролирующим структурам?
На уровне факультета:
- Можно ли сказать, что проект отвечает не только требованиям преподавателей и студентов, но и способствует распространению новых образовательных подходов, влияющих на реструктуризацию? - Какие процессы модернизации имели место на уровне факультета/университета, и какое воздействие оказал проект Темпус на эти процессы? В какой степени усовершенствованы учебный процесс, учебный план и программа, и что оказало наибольшее влияние на повышение уровня подготовки студентов?
На уровне университета:
- Считается ли вы проект способствующим поддержке университета как ведущего центра в своей области; способствует ли проект интеграции университета в европейские или международные сообщества?
На уровне высшего образования:
- Служит ли проект моделью реформирования в национальном образовании? Имеет ли он влияние на (дальнейшее) внедрение Болонских принципов в стране?
- Вносит ли проект свой вклад в развитие системы образования свыше заявленных целей? Достигнуты ли запланированные эффекты? Являются ли незапланированные эффекты негативными (в таком случае, предпринимались ли меры по их устранению?) или позитивными (конкретизируйте эффекты на разных уровнях: национальном/секторальном, институциональном, на уровне конечных бенефициаров)?
- Какие изменения произошли в организации учебного процесса (преподавания/учения) и содержании учебных планов, и способствовали ли они улучшению подготовки студентов?
- Какие возможности были созданы в рамках проекта сверх его задач, в частности в сфере трудоустройства выпускников и развития сотрудничества университета с предприятиями?
- Можно ли сказать, что результаты проекта продвигаются надлежащим образом для создания широкого позитивного воздействия (повышение узнаваемости проекта)?
-Хорошо ли проект адаптирован к внешним факторам и хорошо ли координируются связи с другими проектами и донорами?
- Как новое оборудование помогает в обновлении методов обучения? В улучшении учебного процесса? Доступно ли оборудование для работников и студентов (часы работы, самообслуживание)? Наличие акта передачи оборудования и постановки на учет в университете.
- Какая стратегия распространения результатов проекта применяется?
- Какие меры были предприняты для укрепления взаимоотношений с университетами других стран
Потенциал устойчивого развития
- Какая поддержка обеспечивается проекту в контексте национальной, образовательной и бюджетной политики (специальные программы, государственное регулирование)? Какова поддержка проекта (на уровне факультета и университета, политическая, общественная или со стороны частных лиц)? Есть ли необходимость в официальном признании результатов проекта на политическом уровне? Может ли она быть получена?
- Как изменения в политике высшего образования влияют на проект?
- Была ли утверждена новая образовательная программа? Были ли определены и обучены сотрудники, ответственные за внедрение новых направлений? Были ли определены другие источники финансирования? Были ли подписаны соглашения?
- Какие из запланированных результатов потребуют дальнейшей финансовой и экономической поддержки по завершении проекта? Если результаты потребуют институциональной поддержки, будут ли доступны дополнительные источники финансирования?
- Достаточно ли подготовлены партнеры по проекту (с технической, финансовой и управленческий точки зрения) к реализации проекта? Есть ли в наличии достаточное число квалифицированных человеческих ресурсов для реализации проекта по сравнению с первоначально запланированным?
- Будут ли результаты доступными для конечных бенефициаров по завершении проекта?
- Выполняют ли ответственные лица/организации свои (финансовые/экономические) обязательства?
- Определена ли и реализована (или будет реализована) поэтапная стратегия обеспечения устойчивости? Достаточны ли меры для обеспечения финансовой устойчивости результатов проекта (например, стоимость обновления программного обеспечения)?
- Какова вероятность того, что целевые группы будут продолжать использовать результаты, достигнутые в проекте? Налажены ли хорошие отношения с новыми или существующими учреждениями, и планируется ли продолжение отдельных или всех мероприятий проекта?
- Является ли нынешняя институциональная структура адекватной для того, чтобы продолжать оказывать разработанные в ходе реализации проекта услуги?
Дальнейшее обсуждение хода реализации проекта и решение технических вопросов
В ходе мониторинга команда проекта может воспользоваться возможностью задать любой вопрос, спросить совета или обсудить дальнейшие шаги в реализации проекта.
|
Время |
Содержание мероприятия |
|
9.00 - 9.30 |
Встреча с ректором/проректором (возможно и в конце дня) |
|
9.30 - 10.10 |
Ознакомление с целями и задачами мониторинга (НОТ) и презентация проекта координатором |
|
10.10 - 11.30 |
Встреча с участниками проекта, участвовавшими в учебных стажировках/обучающих мероприятиях |
|
11.30 - 13.00 |
Встреча с преподавателями, участвующими в мероприятиях проекта |
|
13.00 - 14.00 |
Перерыв |
|
14.00 - 14.30 |
Посещение учебного класса |
|
14.30 - 15.00 |
Встреча со студентами, обучающимися в рамках проекта |
|
15.00 - 15.30 |
Встреча с административным персоналом проекта |
|
15.30 - 16.00 |
Ознакомление с предварительными итогами мониторинга (НОТ) |
5. Информацией о получении виз Республики Казахстан (в случае, если вы собираетесь пригласить ваших европейских коллег для участия в мероприятиях ТЕМПУС, проводимых в Казахстане).
За более подробной информацией для участников проектов ТЕМПУС обращайтесь на сайт Исполнительного Агентства: http://eacea.ec.europa.eu/tempus/beneficiaries/beneficiaries_tempus4_en.php
Дополнительную информацию вы также сможете найти в презентациях Информационного Дня программы Темпус в Казахстане на нашем сайте по следующей ссылке:…, а также в наших публикациях (Раздел «Публикации»). В частности в буклете «Влияние Темпус на развитие университетов в Казахстане: Обзор проектов» вы можете ознакомиться с примерами успешной реализации проектов ТЕМПУС.
